La gestión de inventario es crucial para tener control total sobre los activos tecnológicos y no tecnológicos dentro de una organización. Este proceso abarca la organización y clasificación de activos en diferentes categorías, tales como IT (tecnológicos) y no IT (no tecnológicos), lo cual facilita su gestión y control según su naturaleza y rol dentro de la empresa.
Dispositivos IT: Son aquellos que contienen al menos una tarjeta de red, permitiendo ser monitoreados a través de protocolos como WMI, SNMP y SSH. Ejemplos incluyen computadoras y servidores.
Dispositivos No IT: Son activos que no necesariamente pertenecen al mundo tecnológico, como muebles, impresoras simples, teclados o proyectores. Estos no consumen licencia en el sistema.
El proceso de configuración del inventario en Service Desk Plus comienza con la definición de los tipos de productos a gestionar. Estos productos pueden ser predefinidos por el sistema, como teclados, laptops o impresoras, o personalizados según las necesidades de la empresa.
Es posible crear nuevos productos a partir de las categorías seleccionadas. Por ejemplo, si se elige "muebles" como categoría, se puede añadir un producto como "silla ergonómica". Además, se pueden configurar aspectos como proveedor, número de piezas disponibles, precio, impuestos aplicables, garantías y contratos de mantenimiento.
La gestión de inventario permite realizar auditorías continuas tanto de hardware como de software. Esto se logra programando escaneos regulares (diarios, semanales o mensuales) para detectar cualquier cambio en los dispositivos gestionados.
Por ejemplo, si se detecta que un equipo ha duplicado su memoria RAM de 2GB a 4GB, esto queda registrado en un historial que facilita el control de cambios en la infraestructura tecnológica. Además, la auditoría permite identificar nuevos dispositivos agregados.
Service Desk Plus permite la configuración de colectores remotos para empresas con múltiples ubicaciones. Estos colectores realizan el escaneo del inventario en cada sucursal y envían los datos recopilados al servidor central, lo cual es particularmente útil para organizaciones distribuidas geográficamente.
La funcionalidad de control remoto de Service Desk Plus permite tomar el control de dispositivos, aunque está limitada a dispositivos con sistema operativo Windows. Esta herramienta es útil para soporte técnico remoto o la gestión de problemas en estaciones de trabajo sin la necesidad de estar físicamente presente.
Service Desk Plus permite establecer relaciones entre activos y usuarios, como asignar una silla o computadora a un empleado específico. Esta funcionalidad mejora la gestión de recursos, asegurando que cada activo esté correctamente asignado y gestionado dentro del sistema.
Este módulo permite registrar el software en el sistema, lo que facilita la verificación de cuántas instalaciones existen y cuántas licencias están disponibles. Esto asegura el cumplimiento legal y previene el uso de software no licenciado.
El módulo de inventario está estrechamente relacionado con la CMDB, que proporciona una vista consolidada de todos los activos y componentes dentro de la organización, tanto tecnológicos como no tecnológicos. Esta base de datos es clave para gestionar las relaciones y dependencias entre los diferentes componentes.
La gestión de inventario en Service Desk Plus es un proceso integral que incluye la clasificación inicial de productos, la auditoría continua, la gestión remota y el control de licencias. Implementar adecuadamente este módulo garantiza una visibilidad completa de los activos de la empresa, lo que permite una mejor optimización y control de los recursos disponibles.